Ciri-ciri dan tujuan korespondensi: Panduan untuk pengelolaan administrasi umum
Korespondensi adalah bentuk komunikasi formal yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk berbagi informasi atau mempengaruhi orang lain. Dalam panduan ini, kita akan menjelajahi ciri-ciri dan tujuan korespondensi, serta bagaimana mereka dapat digunakan dalam pengelolaan administrasi umum. Ciri-ciri korespondensi: 1. Isi pesan surat bersifat informatif atau persuasif: Korespondensi biasanya berisi informasi atau persuasi. Informasi yang dimaksud adalah perusahaan atau bisnis memberikan informasi kepada pihak yang dituju mengenai berbagai hal seperti produk baru, keunggulan, dan harga. Dengan demikian, surat tersebut mengandung unsur persuasi atau bujukan agar perusahaan penerima tertarik untuk menjalin hubungan kerja sama dengan pihak pengirim. 2. Surat memiliki bagian standar: Ciri khas dari surat dalam korespondensi adalah adanya bagian-bagian standar yang harus dipenuhi. Hal ini dilakukan untuk memastikan surat tersebut memenuhi persyaratan dan dapat dipertanggungjawabkan sebagai surat yang sah dari perusahaan. Bagian standar tersebut meliputi kop surat, bagian pembuka isi surat, bagian penutup, dan tanda tangan penulis. 3. Surat memiliki satu pesan inti: Dalam korespondensi, surat memiliki satu pesan utama yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Hal ini bertujuan memastikan pesan tersebut dapat diterima dan dipahami dengan jelas oleh pihak yang dituju. Dengan ciri ini, baik pengirim maupun penerima surat dapat lebih fokus dalam memahami dan menjalankan isi pesan yang disampaikan. 4. Gaya bahasa surat formal: Korespondensi umumnya menggunakan bahasa formal dalam suratnya. Hal ini adalah kewajiban karena surat ditujukan kepada perusahaan atau organisasi. Hal ini harus menggunakan bahasa baku dan tidak boleh menggunakan bahasa gaul atau bahasa yang tidak sopan. Setiap penulisan surat memiliki kaidah dan aturan tersendiri. Tujuan korespondensi: Tujuan dari korespondensi dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Menyampaikan informasi: Surat yang dikirimkan dapat mengatasi jarak jauh tanpa perlu bertatap muka lebih dahulu. Selain itu, surat korespondensi juga lebih efisien dalam biaya karena sifatnya tertulis dan hanya perlu dikirim kepada pihak penerima. Dalam kesimpulannya, korespondensi adalah alat penting dalam pengelolaan administrasi umum yang memungkinkan perusahaan atau organisasi untuk berkomunikasi dengan orang lain secara efektif. Dengan memahami ciri-ciri dan tujuan korespondensi, pengelola administrasi umum dapat menggunakan korespondensi untuk berbagi informasi, mempengaruhi orang lain, dan menjalin hubungan kerja sama dengan pihak lain.