Metode Penggolongan Arsip: Membandingkan Sistem Klasifikasi Berdasarkan Fungsi dan Subjek
Pengelolaan arsip merupakan bagian penting dalam menjaga efisiensi dan produktivitas suatu organisasi. Dua metode penggolongan arsip yang populer adalah sistem klasifikasi berdasarkan fungsi dan subjek. Kedua sistem ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, dan pemilihan antara keduanya seringkali bergantung pada kebutuhan spesifik organisasi.
Sistem Klasifikasi Berdasarkan Fungsi
Sistem klasifikasi berdasarkan fungsi mengelompokkan arsip berdasarkan fungsi atau aktivitas yang dihasilkan oleh arsip tersebut. Misalnya, arsip yang berhubungan dengan keuangan akan dikelompokkan bersama, begitu pula dengan arsip yang berhubungan dengan sumber daya manusia atau pemasaran. Kelebihan utama dari sistem ini adalah kemudahan dalam menemukan arsip yang relevan dengan fungsi tertentu dalam organisasi.
Namun, sistem ini juga memiliki beberapa kekurangan. Pertama, sistem ini dapat menjadi rumit dan sulit untuk dikelola jika organisasi memiliki banyak fungsi yang berbeda. Kedua, sistem ini mungkin tidak efektif jika arsip yang sama relevan untuk lebih dari satu fungsi.
Sistem Klasifikasi Berdasarkan Subjek
Sementara itu, sistem klasifikasi berdasarkan subjek mengelompokkan arsip berdasarkan topik atau subjek yang dibahas dalam arsip tersebut. Misalnya, semua arsip yang berhubungan dengan proyek tertentu, klien tertentu, atau produk tertentu akan dikelompokkan bersama. Kelebihan utama dari sistem ini adalah kemudahan dalam menemukan arsip yang relevan dengan subjek tertentu.
Namun, seperti sistem berdasarkan fungsi, sistem berdasarkan subjek juga memiliki kekurangan. Pertama, sistem ini dapat menjadi rumit dan sulit untuk dikelola jika organisasi memiliki banyak subjek yang berbeda. Kedua, sistem ini mungkin tidak efektif jika arsip yang sama relevan untuk lebih dari satu subjek.
Membandingkan Kedua Sistem
Ketika membandingkan kedua sistem, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan. Pertama, ukuran dan kompleksitas organisasi. Organisasi yang lebih besar dan lebih kompleks mungkin lebih cocok dengan sistem klasifikasi berdasarkan fungsi, karena sistem ini lebih mampu menangani variasi fungsi yang ada dalam organisasi. Sebaliknya, organisasi yang lebih kecil dan lebih sederhana mungkin lebih cocok dengan sistem klasifikasi berdasarkan subjek, karena sistem ini lebih mampu menangani variasi subjek yang lebih terbatas.
Kedua, jenis arsip yang dihasilkan oleh organisasi. Jika arsip yang dihasilkan sebagian besar berhubungan dengan fungsi tertentu dalam organisasi, maka sistem klasifikasi berdasarkan fungsi mungkin lebih cocok. Sebaliknya, jika arsip yang dihasilkan sebagian besar berhubungan dengan subjek tertentu, maka sistem klasifikasi berdasarkan subjek mungkin lebih cocok.
Dalam memilih antara sistem klasifikasi berdasarkan fungsi dan subjek, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan dan sifat spesifik organisasi. Kedua sistem ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, dan tidak ada sistem yang secara mutlak lebih baik dari yang lain. Sebaliknya, pilihan antara keduanya harus didasarkan pada apa yang paling efektif dan efisien untuk organisasi tersebut.