Prosedur Penataan Arsip Aktif dan Contohny
Pendahuluan: Penataan arsip aktif adalah langkah penting dalam pengelolaan dokumen dan informasi di berbagai organisasi. Dalam artikel ini, kita akan membahas prosedur penataan arsip aktif dan memberikan beberapa contoh yang relevan. Tujuan dari penataan arsip aktif adalah untuk memastikan aksesibilitas, keamanan, dan efisiensi dalam mengelola dokumen dan informasi yang digunakan secara rutin dalam operasional organisasi. Prosedur Penataan Arsip Aktif: 1. Identifikasi dan Klasifikasi: Langkah pertama dalam penataan arsip aktif adalah mengidentifikasi dan mengklasifikasikan dokumen yang akan disimpan. Dokumen harus dikelompokkan berdasarkan jenis, topik, atau kategori yang relevan. Misalnya, dokumen keuangan dapat dikelompokkan menjadi laporan keuangan, faktur, dan pembayaran. 2. Penentuan Kriteria Retensi: Setelah dokumen diklasifikasikan, langkah selanjutnya adalah menentukan kriteria retensi untuk setiap jenis dokumen. Kriteria retensi mencakup periode waktu yang dokumen harus disimpan sebelum dapat dihapus atau diarsipkan ke dalam arsip non-aktif. Kriteria retensi harus mempertimbangkan persyaratan hukum, kebijakan organisasi, dan kebutuhan operasional. 3. Penentuan Lokasi Penyimpanan: Setelah dokumen diklasifikasikan dan kriteria retensi ditentukan, langkah berikutnya adalah menentukan lokasi penyimpanan untuk setiap jenis dokumen. Lokasi penyimpanan harus mudah diakses oleh staf yang membutuhkan dokumen tersebut. Misalnya, dokumen keuangan dapat disimpan dalam laci khusus di departemen keuangan. 4. Penyusunan Sistem Penyimpanan: Setelah lokasi penyimpanan ditentukan, langkah selanjutnya adalah menyusun sistem penyimpanan yang efisien dan mudah diakses. Sistem penyimpanan dapat berupa rak, laci, atau kabinet dengan label yang jelas dan terorganisir dengan baik. Penggunaan kode warna atau angka dapat membantu dalam mengidentifikasi dan menemukan dokumen dengan cepat. Contoh Penataan Arsip Aktif: 1. Penataan Arsip Keuangan: Dokumen keuangan seperti laporan keuangan, faktur, dan pembayaran dapat dikelompokkan berdasarkan jenis dan disimpan dalam laci khusus di departemen keuangan. Kriteria retensi untuk dokumen keuangan dapat ditentukan berdasarkan persyaratan hukum dan kebijakan organisasi. 2. Penataan Arsip Sumber Daya Manusia: Dokumen terkait sumber daya manusia seperti kontrak kerja, formulir karyawan, dan catatan kinerja dapat dikelompokkan berdasarkan karyawan atau departemen dan disimpan dalam laci khusus di departemen sumber daya manusia. Kriteria retensi untuk dokumen sumber daya manusia dapat ditentukan berdasarkan kebijakan organisasi dan persyaratan hukum. 3. Penataan Arsip Proyek: Dokumen terkait proyek seperti proposal, laporan proyek, dan kontrak dapat dikelompokkan berdasarkan proyek dan disimpan dalam laci khusus di departemen proyek. Kriteria retensi untuk dokumen proyek dapat ditentukan berdasarkan durasi proyek dan persyaratan hukum. Kesimpulan: Penataan arsip aktif adalah langkah penting dalam pengelolaan dokumen dan informasi di organisasi. Dengan mengikuti prosedur penataan arsip aktif yang tepat dan menggunakan contoh-contoh yang relevan, organisasi dapat meningkatkan aksesibilitas, keamanan, dan efisiensi dalam mengelola dokumen dan informasi yang digunakan secara rutin dalam operasional mereka.