Teknik Penulisan Tembusan Surat Resmi: Panduan Lengkap
Surat resmi merupakan alat komunikasi formal yang digunakan dalam berbagai bidang, mulai dari pemerintahan, bisnis, hingga pendidikan. Kejelasan dan profesionalitas dalam penulisan surat resmi sangat penting untuk menjaga kredibilitas dan citra baik pengirim. Salah satu aspek penting dalam penulisan surat resmi adalah penggunaan tembusan surat. Tembusan surat merupakan salinan surat yang dikirimkan kepada pihak lain selain penerima utama. Penggunaan tembusan surat yang tepat dapat meningkatkan efisiensi komunikasi dan memastikan bahwa informasi penting diterima oleh semua pihak yang terkait. Artikel ini akan membahas teknik penulisan tembusan surat resmi secara lengkap, mulai dari tujuan, format, hingga contoh penulisan.
Tujuan Penggunaan Tembusan Surat
Tembusan surat memiliki beberapa tujuan penting dalam komunikasi formal. Pertama, tembusan surat dapat digunakan untuk menginformasikan pihak lain tentang isi surat resmi. Misalnya, jika sebuah surat resmi dikirimkan kepada kepala departemen, tembusan surat dapat dikirimkan kepada anggota departemen lainnya untuk memberikan informasi yang sama. Kedua, tembusan surat dapat digunakan untuk meminta persetujuan atau konfirmasi dari pihak lain. Misalnya, jika sebuah surat resmi dikirimkan kepada pihak eksternal, tembusan surat dapat dikirimkan kepada atasan untuk mendapatkan persetujuan sebelum surat dikirim. Ketiga, tembusan surat dapat digunakan untuk mencatat dan menyimpan informasi penting. Misalnya, tembusan surat dapat disimpan dalam arsip untuk referensi di masa mendatang.
Format Penulisan Tembusan Surat
Format penulisan tembusan surat resmi umumnya mengikuti format surat resmi standar. Namun, terdapat beberapa perbedaan yang perlu diperhatikan. Pertama, pada bagian kepala surat, setelah nama dan alamat pengirim, terdapat bagian "Tembusan Kepada" atau "Perihal Tembusan". Di bagian ini, dituliskan nama dan alamat penerima tembusan surat. Kedua, pada bagian isi surat, tidak perlu dituliskan kembali nama dan alamat penerima tembusan surat. Cukup dituliskan "Tembusan" diikuti dengan nama dan alamat penerima tembusan surat. Ketiga, pada bagian penutup surat, tidak perlu dituliskan kembali nama dan alamat penerima tembusan surat. Cukup dituliskan "Tembusan" diikuti dengan nama dan alamat penerima tembusan surat.
Contoh Penulisan Tembusan Surat
Berikut adalah contoh penulisan tembusan surat resmi:
Surat Resmi
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima Utama]
[Jabatan Penerima Utama]
[Instansi Penerima Utama]
Di Tempat
Perihal: [Perihal Surat]
Dengan hormat,
[Isi Surat]
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Instansi Pengirim]
Tembusan Kepada:
* Bapak/Ibu [Nama Penerima Tembusan 1]
* Bapak/Ibu [Nama Penerima Tembusan 2]
Kesimpulan
Penulisan tembusan surat resmi merupakan bagian penting dalam komunikasi formal. Penggunaan tembusan surat yang tepat dapat meningkatkan efisiensi komunikasi dan memastikan bahwa informasi penting diterima oleh semua pihak yang terkait. Dalam penulisan tembusan surat, perlu diperhatikan format penulisan yang benar, termasuk bagian "Tembusan Kepada" dan penulisan nama dan alamat penerima tembusan surat. Dengan memahami teknik penulisan tembusan surat resmi, diharapkan komunikasi formal dapat berjalan dengan lancar dan efektif.