Dalam konsep otomasi kearsipan terdapat bentuk penerapan otomasi kearsipannya yaitu secara dinamis dan statistik. tomasi kearsipan dinamis meliputi penciptaan arsip , pemeliharaan dan pengguna an aarsip , penyusutan arsip. Sedangkan otomasi kearsipan statistik meliputi pengumpulan , pengolahan, penyimpa nan, perawatan , layanan arsip. Pemantik Diskusi: Jelaskan tahapan -tahapan dalam penyusutan arsip? Catatan :

## Tahapan Penyusutan ArsipPenyusutan arsip merupakan proses penting dalam manajemen arsip untuk meminimalkan ruang penyimpanan dan biaya pengelolaan arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna. Tahapan penyusutan arsip secara umum meliputi:**1. Identifikasi Arsip:*** **Penilaian:** Melakukan penilaian terhadap arsip berdasarkan nilai guna, usia, dan peraturan yang berlaku. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi dapat dipertimbangkan untuk disusutkan.* **Klasifikasi:** Mengelompokkan arsip berdasarkan jenis, format, dan kategori. * **Inventarisasi:** Membuat daftar arsip yang akan disusutkan, termasuk informasi detail seperti judul, tanggal, dan nomor arsip.**2. Pemindahan Arsip:*** **Pemindahan Fisik:** Memindahkan arsip yang akan disusutkan ke tempat penyimpanan khusus, seperti gudang arsip atau ruang penyimpanan sementara.* **Pemindahan Digital:** Jika arsip dalam format digital, memindahkannya ke server penyimpanan khusus atau media penyimpanan yang aman.**3. Penghancuran Arsip:*** **Penghancuran Fisik:** Menghancurkan arsip fisik dengan menggunakan mesin penghancur kertas, pembakaran, atau metode lain yang aman dan sesuai dengan peraturan.* **Penghancuran Digital:** Menghapus data digital secara permanen dari server atau media penyimpanan.**4. Dokumentasi:*** **Dokumentasi Penghancuran:** Mencatat semua arsip yang telah dihancurkan, termasuk tanggal, metode penghancuran, dan nama orang yang bertanggung jawab.* **Dokumentasi Pemindahan:** Mencatat semua arsip yang telah dipindahkan, termasuk tanggal pemindahan, tempat tujuan, dan nama orang yang bertanggung jawab.**5. Pengawasan:*** **Pengawasan Proses:** Memastikan bahwa proses penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku.* **Pengawasan Keamanan:** Memastikan bahwa arsip yang disusutkan disimpan dengan aman dan tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang.**Catatan:*** Tahapan penyusutan arsip dapat bervariasi tergantung pada jenis arsip, peraturan yang berlaku, dan kebijakan organisasi.* Penting untuk memastikan bahwa proses penyusutan arsip dilakukan secara legal dan etis, dengan memperhatikan privasi dan keamanan data.* Sebaiknya konsultasikan dengan ahli arsip atau profesional terkait untuk mendapatkan panduan yang lebih spesifik mengenai penyusutan arsip.