Pengelolaan Dokumen dan Arsip dalam Organisasi: Sentralisasi dan Desentralisasi

Pengelolaan dokumen dan arsip merupakan hal yang penting dalam setiap organisasi. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang azas pengelolaan dokumen/arsip, kebijakan kearsipan, dan organisasi kearsipan di PT. Perkebunan Nusantara III. Azas pengelolaan dokumen/arsip di PT. Perkebunan Nusantara III terdiri dari sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi dilakukan dalam hal pengendalian persuratan eksternal, pembakuan sistem, prasarana, dan sarana pengelolaan dokumen/arsip, serta pemusnahan dokumen/arsip perusahaan. Sentralisasi juga melibatkan pengelolaan dokumen/arsip yang tidak aktif dan penyerahan dokumen/arsip bernilai pertanggungjawaban nasional ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Di sisi lain, desentralisasi dilakukan dalam hal pengelolaan dan penyimpanan dokumen/arsip aktif di kantor distrik, serta pemindahan dokumen/arsip tidak aktif dari unit kerja ke unit kearsipan. Desentralisasi juga melibatkan penanggung jawab penyimpanan dokumen/arsip tidak aktif pada kantor distrik dan kantor kebun/unit. Kebijakan kearsipan di PT. Perkebunan Nusantara III ditetapkan oleh Direksi. Kebijakan ini mencakup pembakuan sistem, prasarana, dan sarana pengelolaan dokumen/arsip, serta monitoring dan evaluasi pengelolaan dokumen/arsip. Penanggung jawab pembinaan dan pengendalian sistem kearsipan berada pada Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan. Sedangkan penanggung jawab penyimpanan dokumen/arsip tidak aktif pada kantor direksi berada pada Kepala Urusan Kesekretariatan. Organisasi kearsipan di PT. Perkebunan Nusantara III terdiri dari unit kearsipan yang terbagi menjadi beberapa bagian. Unit kearsipan I berada di kantor direksi dan dilaksanakan oleh Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan. Unit kearsipan II terdapat di kantor direksi dan kantor distrik, yang dilaksanakan oleh masing-masing bagian dan distrik manager. Unit kearsipan III berada di setiap manajer/unit kebun. Tugas unit kearsipan meliputi pengkoordinasian, pembinaan, pengendalian persuratan, dan kearsipan di PT. Perkebunan Nusantara III. Unit kearsipan juga bertanggung jawab dalam pengelolaan dokumen/arsip tidak aktif di Records Center Perusahaan dan pemusnahan dokumen/arsip perusahaan. Dalam pengelolaan dokumen dan arsip, sentralisasi dan desentralisasi memiliki peran yang penting. Sentralisasi memastikan pengendalian dan pemusnahan dokumen/arsip perusahaan secara efektif, sementara desentralisasi memudahkan akses dan pengelolaan dokumen/arsip aktif di setiap unit kerja. Dengan adanya kebijakan kearsipan yang jelas dan organisasi kearsipan yang terstruktur, PT. Perkebunan Nusantara III dapat mengelola dokumen dan arsip dengan baik. Dalam kesimpulan, pengelolaan dokumen dan arsip dalam organisasi membutuhkan pendekatan yang terstruktur. Sentralisasi dan desentralisasi menjadi dua aspek penting dalam pengelolaan dokumen/arsip di PT. Perkebunan Nusantara III. Dengan adanya kebijakan kearsipan yang jelas dan organisasi kearsipan yang terorganisir dengan baik, perusahaan dapat mengelola dokumen dan arsip dengan efektif dan efisien.