Pentingnya Pedoman Pengelolaan Dokumen/Arsip dalam PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)

Pedoman pengelolaan dokumen/arsip merupakan hal yang sangat penting dalam PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). Dalam pedoman ini, terdapat berbagai instrumen pendukung yang relevan dengan pengorganisasian dan pengelolaan dokumen/arsip. Pedoman ini bertujuan untuk memastikan bahwa pengelolaan dokumen/arsip PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) memperhatikan berbagai undang-undang, peraturan, dan keputusan yang berlaku. Salah satu landasan bertindak dalam pedoman ini adalah berbagai undang-undang yang mengatur tentang pengelolaan dokumen/arsip. Misalnya, terdapat Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1992 tentang Dokumen Perusahaan yang mengatur tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan. Selain itu, terdapat juga Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1929 tentang Penyusutan Arsip yang mengatur tentang tata cara penyusutan arsip. Selain undang-undang, terdapat juga peraturan dan keputusan yang dikeluarkan oleh instansi terkait. Misalnya, terdapat Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan Dokumen/Arsip yang mengatur tentang perlindungan dokumen/arsip. Selain itu, terdapat juga Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2000 tentang Standar Minim Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif yang mengatur tentang standar penyimpanan fisik arsip inaktif. Selain itu, PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) juga mengacu pada berbagai standar internasional yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen/arsip. Misalnya, terdapat International Standard Organization (ISO) 15489 tentang Records Management yang mengatur tentang manajemen rekaman. Selain itu, terdapat juga ISO 1501 tentang information and documentation-Records Management yang mengatur tentang manajemen dokumen/arsip. Pedoman pengelolaan dokumen/arsip ini sangat penting dalam PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) karena dapat memberikan panduan yang jelas bagi setiap bagian, distrik, kebun, dan unit dalam pengelolaan dokumen/arsip. Dengan adanya pedoman ini, diharapkan pengelolaan dokumen/arsip di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Dalam pedoman ini juga dijelaskan mengenai prosedur-prosedur yang harus diikuti dalam pengelolaan dokumen/arsip, seperti prosedur penilaian dokumen/arsip, prosedur pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dan prosedur legalisasi dokumen/arsip. Selain itu, pedoman ini juga memberikan panduan mengenai pengamanan dan penyelamatan dokumen/arsip vital. Dengan adanya pedoman pengelolaan dokumen/arsip yang baik, diharapkan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dapat mengoptimalkan pengelolaan dokumen/arsipnya. Hal ini akan berdampak positif pada efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan.