Etika Bertelepon di Kantor: Panduan untuk Keterampilan Bertelepon yang Efektif

Pendahuluan: Mempelajari etika bertelepon di kantor adalah bagian penting dari keterampilan bertelepon yang efektif. Dengan memahami dan mengikuti etika bertelepon yang baik, Anda tidak hanya meningkatkan citra diri Anda tetapi juga meningkatkan citra baik lembaga atau kantor tempat Anda bekerja. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi etika bertelepon yang umum di kantor dan bagaimana Anda dapat menerapkannya dalam percakapan telepon Anda. Bagian 1: Siapkan Alat Tulis, Kertas, dan Buku Telepon Mempersiapkan alat tulis, kertas, dan buku telepon di dekat telepon adalah langkah penting dalam etika bertelepon yang baik. Ini akan membantu Anda tetap terorganisir dan mengikuti percakapan telepon. Selain itu, memiliki alat tulis dan kertas di dekat telepon juga akan membantu Anda mengambil catatan penting selama panggilan telepon. Bagian 2: Perhatikan Cara Memegang Gagang Telepon Perhatikan cara memegang gagang telepon dengan cara yang benar. Pastikan untuk mendekatkan gagang telepon ke telinga dan mulut Anda agar suara yang dihasilkan jelas diterima oleh penerima telepon. Ini akan membantu memastikan bahwa pesan Anda jelas dan mudah dipahami oleh penerima telepon. Bagian 3: Identifikasi Orang yang Akan Ditelepon Sebelum melakukan panggilan telepon, penting untuk menentukan lebih dahulu nama orang yang akan dihubungi, jabatannya, dan perusahaannya. Ini akan membantu Anda menyebutkan nama dan jabatan orang yang dihub dituju dengan benar selama panggilan telepon. Ini juga akan membantu Anda mempersiapkan diri untuk percakapan telepon dan memastikan bahwa Anda memiliki informasi yang diperlukan. Bagian 4: Hindari Bertelepon dengan Napas Terengah-engah Jangan bertelepon dengan napas terengah-engah hingga desahan napas terdengar oleh penerima telepon. Ini akan menunjukkan bahwa Anda tidak fokus dan tidak menghargai percakapan telepon. Sebaliknya, pastikan untuk fokus dan antusias selama panggilan telepon untuk memastikan bahwa pesan Anda jelas dan mudah dipahami oleh penerima telepon. Bagian 5: Hindari Penggunaan Kata "Halo" Saat memulai percakapan, hindari penggunaan kata "halo" karena kurang sesuai untuk percakapan formal di kantor. Sebaliknya, gunakan salam yang lebih formal seperti "Halo, ini [Nama Anda]. Bagaimana saya bisa membantu Anda?" Ini akan membantu Anda menetapkan nada formal dan menunjukkan bahwa Anda menghargai percakapan telepon. Kesimpulan: Mempelajari etika bertelepon di kantor adalah bagian penting dari keterampilan bertelepon yang efektif. Dengan mengikuti etika bertelepon yang baik, Anda tidak hanya meningkatkan citra diri Anda tetapi juga meningkatkan citra baik lembaga atau kantor tempat Anda bekerja. Dengan mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan dalam artikel ini, Anda akan menjadi ahli bertelepon di kantor dalam waktu singkat.