Pengertian dan Kegunaan Klasifikasi Arsip

Pengertian Klasifikasi Arsip Universal Klasifikasi arsip universal adalah suatu sistem pengelompokan dan pengaturan arsip yang digunakan secara luas di berbagai institusi dan organisasi. Istilah "klasifikasi" berasal dari bahasa Inggris "classification" yang berarti mengelompokkan atau mengkategorikan. Dalam klasifikasi arsip, dokumen-dokumen yang ada diorganisir berdasarkan sistem tertentu yang telah ditentukan sebelumnya. Tujuan dari klasifikasi arsip adalah untuk menciptakan keteraturan dan kepastian dalam pengelolaan arsip. Kegunaan Klasifikasi Arsip Pengelompokan arsip memiliki beberapa kegunaan yang penting dalam pengelolaan informasi. Beberapa kegunaan klasifikasi arsip antara lain: 1. Melengkapi Fakta dan Deskripsi: Dengan mengklasifikasikan arsip, informasi yang terkandung dalam dokumen dapat dilengkapi dengan fakta dan deskripsi yang relevan. Hal ini memudahkan dalam mencari dan memahami informasi yang terdapat dalam arsip. 2. Mengklasifikasikan Informasi dan Identifikasi Subjek: Klasifikasi arsip juga digunakan untuk mengklasifikasikan informasi yang ada dalam dokumen dan mengidentifikasi subjek yang terkait. Dengan demikian, pengguna arsip dapat dengan mudah menemukan informasi yang mereka butuhkan berdasarkan kategori atau subjek tertentu. 3. Menyurvei Seluruh Arsip: Klasifikasi arsip memungkinkan pengguna untuk melakukan survei terhadap seluruh arsip yang dimiliki. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua dokumen yang seharusnya ada tetap terdapat dalam file dan tidak ada yang hilang. 4. Memastikan Efisiensi Kerja: Dengan adanya klasifikasi arsip yang baik, penyimpanan dan penemuan kembali arsip menjadi lebih mudah. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi kerja dalam pengelolaan arsip. Tujuan Klasifikasi Arsip Tujuan dari klasifikasi arsip adalah untuk mengatur arsip secara logis dan sistematis. Dengan adanya klasifikasi arsip, pengguna dapat dengan mudah menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan efisien. Selain itu, klasifikasi arsip juga bertujuan untuk memberikan pelayanan yang baik kepada masyarakat dalam mengakses informasi yang mereka butuhkan. Syarat Penyusunan Klasifikasi Arsip Dalam penyusunan klasifikasi arsip, terdapat beberapa teori yang dapat digunakan. Salah satu teori yang populer adalah Dewey Decimal Classification (DDC) yang dikembangkan oleh Melvile Louis Kesseth Dewey. DDC menggunakan sistem desimal untuk mengklasifikasikan arsip dan memungkinkan pengguna untuk merinci kategori berdasarkan simbol 0-9. Dalam penyusunan klasifikasi arsip, penting untuk memperhatikan kebutuhan pengguna dan memastikan bahwa sistem klasifikasi yang digunakan sesuai dengan konteks dan kebutuhan organisasi.