Pemisahan dalam Penyimpanan Arsip Aktif dan Inaktif dalam Sistem Pengelolaan Kearsipan

Dalam sebuah organisasi yang menerapkan sistem pengelolaan kearsipan, terdapat pemisahan dalam penyimpanan arsip aktif dan inaktif. Pemisahan ini dilakukan dengan menggunakan asas pengelolaan yang sesuai dengan kondisi organisasi tersebut. Terdapat beberapa asas yang dapat digunakan, antara lain sentralisasi, desentralisasi, dan dekonsentrasi. Namun, asas sentralisasi kurang tepat diterapkan pada organisasi yang kondisi lingkungan gedungnya terpisah-pisah. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor, seperti kemungkinan terjadinya ketidakseragaman prosedur, kemungkinan banyak arsip yang sama yang disimpan, membuat pekerjaan menjadi lebih lambat, kebijakan penyusutan arsip yang tidak dapat diikuti, dan kurangnya keahlian petugas kearsipan di bidang kearsipan. Untuk memilih asas pengelolaan yang sesuai, ada beberapa pertimbangan yang sebaiknya dilakukan. Namun, ada juga beberapa hal yang tidak perlu dipertimbangkan, seperti besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan, lokasi gedung kantor, jumlah pegawai yang ada dalam suatu kantor, dekat dengan kantor pemerintah atau swasta, dan jumlah surat yang dikelola. Asal usul kata arsip berasal dari bahasa Inggris, yaitu "archive" dan "archivum". Mengarsip merupakan bagian dari kegiatan pengelolaan kearsipan. Surat/warkat baru dapat disebut sebagai arsip jika memiliki arti, memiliki kegunaan, dan dapat digunakan kembali. Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian disebut arsip personalia. Arsip yang disimpan pada pusat arsip adalah arsip inaktif. Arsip dinamis dipergunakan secara langsung dalam perencanaan kehidupan kebangsaan atau dalam penyelenggaraan pemerintahan. Adanya keseragaman sistem dan prosedur merupakan keuntungan dari pengelolaan arsip menggunakan asas desentralisasi. Asas desentralisasi terkendali juga disebut sebagai asas dekonsentrasi. Arsip aktif dan inaktif dalam sistem pengelolaan arsip dengan asas desentralisasi disimpan pada lokasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Asas yang merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi adalah asas gabungan. Dengan pemisahan dalam penyimpanan arsip aktif dan inaktif dalam sistem pengelolaan kearsipan, organisasi dapat mengoptimalkan pengelolaan arsip sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang ada. Pemilihan asas pengelolaan yang tepat akan memberikan manfaat dalam menjaga keamanan dan keteraturan arsip, serta memudahkan akses dan penggunaan arsip yang diperlukan dalam kegiatan organisasi.