Permasalahan dan Penyelesaian Permasalahan 1.5: Manajemen suatu kantor selalu tidak mampu menyediakan perlengkapan dan peralatan kantornya dengan baik, sehingga banyak pekerjaan yang tidak dapat dengan baik, meskipun sebenarnya kantor tersebut tidak kekurangan anggaran untuk dapat mengadakar perlengkapan dan peralatan kantornya Apakah dengan administrasi sarana dan prasarana yang baik,kejadian tersebut dapat dihindari? Berikan penjelasannya! Penyelesaian: Dengan melaksanakan administrasi sarana dan prasarana, tentu kejadian tersebut dapat dihindari. Seperti diketahui bahwa salah satu fungsi dalam administrasi sarana dan prasarana adalah perencanaan . Dengan perencanaan yang baik maka akan dapat ditentukan sarana dan prasarana yang sesuai kebutuhan dari segi jenis dan spesifikasi , jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan dengan harga yang layak,Dengan demikian, maka perlengkapan dan peralatan dapat diadakan dengan baik Disamping itu dengan pelaksanaan fungsi penggudangan yang baik pula, maka akan tersedia sarana dan prasarana yang siap pakai bagi unit kerja dan personil untuk menjamin kelangsungan aktivitas tugas unit kerja dan personil dalam organisasi. Bagaimana pendapatmu: __ __ Permasalahan 1.6: Saat melakukan pengadaan terhadap sarana dan prasarana kantor, perlu memperhatikan fungsi faktor penentu kebutuhan. Jika suatu kantor hendak melakukan pengadaan sarana dan prasarana, uraikan faktor penentu kebutuhan apa saja yang selayaknya diperhatikan agar pengadaan sarana dan prasarana yang dilakukan tepat sesuai prosedur? Penyelesaian: Jika suatu kantor hendak melakukan pengadaan barang, faktor kebutuhan yang perlu diperhatikan adalah: 1. Faktor yuridis meliputi peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan serta batasan-batasan keamanan, desain penyediaan barang pengadaan, prosedur dan persyaratan dana-dana yang digunakan. 2. Persyaratan proyek mencakup tujuan proyek dalam waktu tertentu, kondisi lokasi manfaat jangka panjangnya.

Pendapat saya mengenai Penyelesaian Permasalahan 1.5:

Penyelesaian permasalahan 1.5 sudah cukup baik, menjelaskan bagaimana administrasi sarana dan prasarana yang baik, khususnya perencanaan dan penggudangan, dapat mencegah masalah kekurangan perlengkapan dan peralatan kantor. Namun, penyelesaian tersebut dapat diperkuat dengan menambahkan beberapa poin penting lainnya:

* Sistem Pengendalian: Selain perencanaan dan penggudangan, sistem pengendalian yang efektif sangat krusial. Ini mencakup pengawasan terhadap penggunaan perlengkapan dan peralatan, mekanisme pelaporan kerusakan atau kekurangan, dan prosedur penggantian yang jelas. Tanpa pengendalian, perencanaan dan penggudangan yang baik pun bisa sia-sia.
* Pemeliharaan: Administrasi sarana dan prasarana juga mencakup pemeliharaan rutin. Perawatan berkala akan memperpanjang umur pakai peralatan dan mengurangi kebutuhan pengadaan yang sering.
* Evaluasi Kebutuhan: Perencanaan harus didasarkan pada evaluasi kebutuhan yang komprehensif, mempertimbangkan efisiensi, produktivitas, dan perkembangan teknologi. Jangan hanya berfokus pada jumlah, tetapi juga kualitas dan kesesuaian dengan kebutuhan aktual.
* Sumber Daya Manusia: Keterampilan dan tanggung jawab petugas yang mengelola sarana dan prasarana juga penting. Pelatihan dan pemahaman yang baik tentang prosedur administrasi akan meningkatkan efektivitas pengelolaan.


Perbaikan Penyelesaian Permasalahan 1.6:

Penyelesaian permasalahan 1.6 masih terlalu singkat dan kurang komprehensif. Faktor penentu kebutuhan pengadaan sarana dan prasarana kantor jauh lebih luas daripada yang disebutkan. Berikut uraian yang lebih lengkap:

Faktor Penentu Kebutuhan Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor:

1. Faktor Kebutuhan Operasional:
* Jenis dan volume pekerjaan: Sebuah kantor yang menangani banyak dokumen akan membutuhkan printer dan mesin penghancur dokumen yang lebih banyak dan berkapasitas besar dibandingkan kantor dengan volume pekerjaan yang kecil.
* Jumlah karyawan: Jumlah karyawan menentukan kebutuhan meja, kursi, komputer, dan peralatan kantor lainnya.
* Teknologi yang digunakan: Penggunaan sistem digitalisasi dokumen akan mengurangi kebutuhan penyimpanan arsip fisik.
* Efisiensi dan produktivitas: Pemilihan sarana dan prasarana harus mempertimbangkan peningkatan efisiensi dan produktivitas kerja.

2. Faktor Teknis:
* Kompatibilitas: Peralatan baru harus kompatibel dengan sistem yang sudah ada.
* Kualitas dan spesifikasi: Perlu memperhatikan kualitas, daya tahan, dan spesifikasi teknis yang sesuai dengan kebutuhan.
* Standar keamanan: Peralatan harus memenuhi standar keamanan dan keselamatan kerja.

3. Faktor Keuangan:
* Anggaran yang tersedia: Pengadaan harus sesuai dengan anggaran yang telah dialokasikan.
* Biaya operasional: Perlu mempertimbangkan biaya operasional seperti listrik, perawatan, dan pemeliharaan.
* Nilai ekonomis: Memilih peralatan dengan nilai ekonomis yang baik, mempertimbangkan harga, kualitas, dan umur pakai.

4. Faktor Yuridis:
* Peraturan perundang-undangan: Pengadaan harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk aturan pengadaan barang dan jasa pemerintah.
* Kontrak dan perjanjian: Perlu memperhatikan kontrak dan perjanjian dengan pemasok.

5. Faktor Lingkungan:
* Ramah lingkungan: Memilih peralatan yang ramah lingkungan dan hemat energi.


Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, pengadaan sarana dan prasarana kantor akan lebih tepat, sesuai prosedur, dan memenuhi kebutuhan sebenarnya.